出版記念パーティイベントとは|やり方や目的、準備、進行例などプロが詳しく解説

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こんにちは!法人パーティプロデュースの「NEO FLAG.」です。

当社では、法人や団体様を中心に、さまざまな形式のパーティプロデュースを手がけてまいりました。

今回は「出版記念パーティイベント」の全体像について、詳しくご説明します。目的ややり方、プログラム、進行例など、出版記念パーティイベントの主催者様に役立つ情報が満載です。

この記事の目次

出版記念パーティイベントの目的

出版記念パーティイベント_目的

まずは、出版記念パーティイベントの目的からご説明します。主な目的としては、以下が挙げられます。

  1. 本の販売促進
  2. 出版される著書を関係者やお世話になった方にお披露目する

本の販売促進を目的とした出版記念パーティイベント

著書が発売になることを広く告知し、売上増大を狙う目的で行われます。中には招待客だけでなく、一般客やメディアを呼び込むケースもあります。

著者はもちろんのこと、有名人をゲストに招き対談を行うなど、比較的規模の大きな出版記念パーティイベントです。

関係者・お世話になった方へのお披露目を目的とした出版記念パーティイベント

「自著が無事に完成したことを関係者やお世話になった方へ伝えたい」との思いから開催される出版記念パーティイベントです。多くの場合、著者と関係性の深い方々を招待した、招待客中心の会として開催されます。

出版記念パーティイベントはいつ頃やるもの?

開催に至った背景や各々の事情、開催目的によって異なりますが、出版記念パーティイベントは、著書が発売された直後に行われるケースがほとんどです。発売日〜10日以内に開催する主催者が多いでしょう。

「発売直後」と「数ヶ月後」の2段階に分けて行うケースもある

しかし、中には著書の発売直後と、数ヶ月後の2段階に分けて出版記念パーティイベントを行う場合もあります。

まず「著書の発売直後」に関係者や近しい方々だけを招いたお披露目会を行います。数ヶ月が経ち、著書の売れ行きが好調な場合は「完売御礼」「増刷記念」と銘打ち、一般客(著者のファンや読者など)を対象とした記念パーティイベントを開催します。

上記2つのイベントは、目的や客層が大きく異なるため、同じ「出版記念パーティイベント」であっても、プログラムの中身を変更するケースがほとんどですね。

出版記念パーティイベントの主催者

出版記念パーティイベント_主催者

出版記念パーティイベントを主催する方は、主に以下の方々です。

  1. 著者自身
  2. 出版社(編集担当、広報部など)

著者自身が主催者を務める出版記念パーティイベント

特に以下のようなケースでは、著者の方による出版記念パーティイベントが開かれています。

  • 経営者や専門家の方の自著が出版された時
  • 自費出版で書籍を出版された時
  • 出版記念パーティイベントを通してネクストアクションにつなげたい場合 など

多くの場合、著者ご自身か、著者の秘書の方、マネージメントをされている方、もしくは同じ会社の社員の方、著者のご家族が幹事役を務めます。

出版社が主催者を務める出版記念パーティイベント

一方で、出版社が主催者を務める出版記念パーティイベントもあります。主に販売促進を目的としたイベントですね。

著者の編集担当や、販売促進の担当者、広報担当など、出版社の方が主催者を務めます。

出版記念パーティイベントの招待客

出版記念パーティイベント_招待客

イベントの主催者が「著者」か「出版社」か、もしくは「開催目的が何か」にもよりますが、以下のお客さまを招待した出版記念パーティイベントが多いです。

  • 著者にゆかりのある方(仕事仲間、取引先、恩師、家族、友人など)
  • 出版される著書で紹介されている取材対象者
  • 著書を書き上げる際に協力してくれた方
  • 著者が経営する会社のお客さま
  • 一般客(ファン、読者など)
  • メディア(TV、WEBメディアなど)

招待客が50-100名規模の出版記念パーティイベントが多い

当社ではこれまで数々の出版記念パーティイベントを手がけてまいりました。その経験から、約50-100名程の招待客を招かれるケースが最も多いですね。

出版記念パーティイベントの会費

招待客の会費は無料にする場合もあれば、数千円から1.5万円程度の会費をいただく場合までさまざまです。

出版記念パーティイベントの開催目的や招待する方々の客層、会全体の予算などにより、設定金額も異なります。

出版記念パーティイベントを行う際の招待状

出版記念パーティイベント_招待状はWEBか紙を郵送

多くの場合、印刷費・郵送費のかからない、WEBを使った招待状が選ばれています。

WEBで招待状を送る場合

予算を抑えるため無料特設ページを開設し、作成したWEB招待状を招待客へとメールで送ります。中には電子チケットシステムの会費無料版を活用し、システム上でチケット予約を促すケースもあります。

紙の招待状を送る場合

少数派ではありますが、もちろん紙の招待状を準備するお客様もいます。例えば「出版された著書の書影デザインをベースにし、本のように開くタイプの招待状を刷る」などの工夫を凝らすこともあります。

出版記念パーティイベントの会場はホテルを選択する主催者が多数

いざ出版記念パーティイベントを開催する場合、会場選びに悩む方も少なくありません。

当社の経験上、多くの主催者様がホテルの大宴会場やホールを貸し切って開催することが多いですね。

出版記念パーティイベントの開催形式

コロナ禍の影響により、出版記念パーティの開催形式も多様化しています。

以前はイベント会場に招待客を招いた「リアル形式」がほとんどでした。しかし現在では、「オンライン出版記念パーティイベント」やリアルとオンラインを混合した「ハイブリッド型開催」を選択する方も増えています。

ハイブリッド型開催なら会場からの生配信も可能

特にハイブリッド型開催は、オンラインとリアルのいいとこ取りができると好評です。

例えば、オンライン視聴用のチケットを別途販売し、生配信で会場の様子を伝えることも可能です。出版記念パーティイベントにオンラインを取り入れることで、より多くの人たちにアピールすることができます。リアル開催の場合、どうしても会場に入れる人数には限りがあるため、あえてハイブリッド型開催を選択する方もいます。

出版記念パーティイベントのおすすめプログラム

では、出版記念パーティイベントを行う際の具体的なプログラムについて順を追ってご紹介します。

オープニング映像の放映

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_オープニング映像の放映

お手軽度

★★☆☆☆

当日の準備物

映像(データor DVD)、プロジェクター、スクリーン、音響設備

出版記念パーティイベントでは、会の冒頭でオープニング映像を流すこともあります。映像の長さは、1-3分程度がおすすめ。会の始まりを華々しく迎えられる上に、待ち侘びていた招待客のテンションをさらに上げる効果も期待できます。

オープニング映像の内容

オープニング映像の主な内容は以下の通りです。

  • 著者のコメント
  • 著書の内容を簡単にまとめたもの
  • 著者の経歴紹介
  • 著書に寄せられた絶賛コメントの数々 など

著者あいさつ

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_著者あいさつ

お手軽度

★★★★★

当日の準備物

マイク、音響設備

必ずと言っていいほど盛り込まれるプログラムが、著者あいさつです。長くとも3-5分程度にまとめてお話をされる方がほとんどですね。

著者あいさつの内容

  • 自著が完成するまでの道のり
  • 執筆に至った背景
  • 執筆する上で苦労した点
  • 協力してくれた方々への感謝 など

トークセッション

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_トークセッション

お手軽度

★★★★☆

当日の準備物

椅子、マイク、音響設備

トークセッションとは、著者とゲストが二人の対談形式で書籍について語ることです。

著書について語るのが、それを書いた張本人(=著者)だけでは、どうしても主観になりがちです。著書の魅力を多角的に紐解き、多くの方に知ってもらうことを目的として、プログラムにトークセッションを取り入れる方が増えています。

また、トークセッション後に質問タイムを設け、招待客から質問を募るケースもあります。

トークセッションのゲスト

  • 著書のテーマについて知識のある方(例:専門家や教授など)
  • 絶賛コメントを寄せている方
  • 著者にゆかりのある方(例:経営者仲間など)
  • 編集者

出版記念パーティイベントのトークセッションでは、上記のゲストに加えて、司会者も登壇します。プロのスムーズな進行により、両者の会話を引き出すことで、さらに印象に残る時間となります。

即売会

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_即売会

お手軽度

★★★☆☆

当日の準備物

書籍、テーブル、椅子、釣り銭、領収証

出版記念パーティイベントで行う、書籍の即売会です。招待客と金銭のやりとりを行うため、「即売会担当」として1名専任担当者をつけることが多いですね。

イベントのプログラムにもよりますが、「購入者へ著者が直接書籍を手渡すケース」と、「編集者などの他者が対応するケース」の2パターンがあります。

手渡し会、サイン会

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_著書の手渡し会、サイン会

お手軽度

★★★★☆

当日の準備物

書籍、テーブル、椅子

即売会とは異なり、手渡し会、サイン会は著者が自らの手で招待客や一般客に自著を手渡します。

出版記念パーティイベント全体の規模や招待客の人数にもよりますが、イベントの最中にサインを書くと、会場に行列ができる上、長い時間もかかります。

そのため「著者は事前にサイン入れを済ませておき、当日は渡すだけ」にすると、よりスムーズに進行するでしょう。

書影ポスターパネルを置く

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_書影ポスターパネルの設置

お手軽度

★★★★★

当日の準備物

ポスターパネル

著書の書影をポスターパネルにして、会場内に設置しましょう。イベントの雰囲気を彩るだけでなく、招待客も開場からパーティが始まるまでの待ち時間中に、パネルの前で記念撮影をすることができます。

SNSでの拡散効果も狙える

出版記念パーティイベントの来場者にSNSで拡散してもらうため、「#◎◎出版記念」などのハッシュタグを事前に準備し、告知しましょう。「ポスターパネルと一緒に投稿してください!」と促せば、招待客の反応をSNSでリアルタイムにキャッチすることも可能です。

出版記念パーティイベントの中盤で、実際にSNSに投稿されている内容を司会者が紹介するのも盛り上がりますよ。

著者との撮影タイム

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_著者との撮影タイム

お手軽度

★★★★★

当日の準備物

ポスターパネル、著書

出版記念パーティイベントのプログラムに、著者との撮影タイムを組み込むのもおすすめです。2ショット写真が撮影できる機会を設けることで、自然とSNSへの投稿を促すこともできます。

撮影タイムには「ポスターパネル」と「著書」が必須

出版記念パーティイベントに著者との撮影タイムを設ける場合、書影が印刷された「ポスターパネル」と「著書」は必ず準備するようにしましょう。

2ショット写真の背後にポスターパネルを置けば、アピール力も抜群です。著書は撮影時に両者が手に持つと、より一層印象的になります。

ステージ上にフォトブースを作るのも◎

著者が登壇するステージ周りをフォトブースとして活用する方法もあります。生花で取り囲んだりタイトルロゴパネルなどを準備して作り込むことで、招待客がさらに写真を撮りたくなる空間になります。

本は“平置き” “山積み”がおすすめ

招待客に積極に写真撮影をしてもらうためのテクニックとして、本を平置きしたり、山積みにするのもおすすめです。書籍を目立つように配置すれば、装飾に予算をかけずともパッと目を惹き、出版記念パーティイベントであることが一目瞭然です。当社でも多くのお客様に選ばれている演出ですね。

全招待客+著者の記念写真撮影

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_全員で記念写真

お手軽度

★★★★★

当日の準備物

ポスターパネル、著書

こちらは、招待客全員が著者を取り囲んでの記念撮影です。多くの場合、会の終盤で行われます。

参加者全員が同じ著書を手に持って写真を撮れば、インパクトも大きく、見た人の記憶に残りやすくなります。

ギフトを渡しながらのお見送り

出版記念パーティイベント_おすすめプログラム_ギフトを渡しながらのお見送り

お手軽度

★★★★★

当日の準備物

プチギフト

出版記念パーティイベントの最後は、著者が招待客へプチギフトを手渡しながらお見送りをすることもありますね。特に、著者自身が会を主催する場合、お礼の気持ちを込めてギフトを用意するケースが多いです。

出版記念パーティイベントで配布するギフトの予算

多くの場合、受け取った側も負担にならない、数百-千円程度のプチギフトを準備する幹事様が多数派です。

出版記念パーティでよく選ばれているギフト

フィナンシェやマドレーヌなどの焼き菓子を、本の形にした小箱に入れてプレゼントされる方が多いです。

パーティを通して招待客同士の縁を繋ぎたい方におすすめのプログラム

中には自著の出版記念パーティイベントに、さまざまな招待客を招くお客様もいます。特に経営者の方で多く聞かれるのが、「せっかく同じ場に集うのだから、招待客同士のご縁をつなぎたい」というもの。交友関係を広げる意味においても、仕事の面においても、招待客にとって自著の出版記念パーティイベントが何か良いきっかけになればよいと考えている方が多い印象を受けます。

そのようなご要望がある場合、以下のようなプログラムをおすすめしています。

ブックマーカーを使った「シャッフルタイム」

  1. 色が異なるブックマーカー(=しおり)を人数分用意する
  2. 受付でブックマーカーをランダムに配布
  3. イベントの中盤で色ごとにメンバーをシャッフル
  4. それぞれの色のグループを著者が周り、会話を楽しむ

「シャッフルタイム」は、招待客同士の交流を深めたいと考えている方にぴったりのプログラムです。出版記念パーティイベントの参加人数が多ければ多いほど、招待客同士が互いをよく知らず、知っている人同士で固まってしまうもの。しかし、シャッフルタイムを取り入れれば、初対面同士でもコミュニケーションが取りやすい空間になります。

各グループを著者が回ることで、他己紹介をしたり、会話を盛り上げることもできますよ。

チーム対抗戦ゲーム「宝箱を開けよ」

「宝箱を開けよ」は、「問題」と「本の形をした箱」、「南京錠」を準備して行うゲーム。チームメンバーで協力しながら問題を解き、南京錠の4桁の数字を導き出します。

出版記念パーティイベントで「宝箱を開けよ」を行う場合、出版された本にちなんだ問題を出題すると盛り上がります。著者はゲームに参加せずに、ヒント出題者になるのもいいですね。

出版記念パーティイベントで料理を振る舞うなら“立食形式”がおすすめ

出版記念パーティイベント_料理の形式は立食形式がおすすめ

上記のように、「招待客同士の交流を図りたい」などの希望があるのであれば、招待客への料理・ドリンクは、立食形式で提供するのがおすすめです。

ホテルを会場に設定している場合、フルコースを振る舞うこともあります。しかし、着席形式だと、料理が提供されるタイミングもあり、なかなか席を立ちづらいもの。そのため、他のテーブルの方と話すのが難しくなります。そのため、出版記念パ―ティイベントで料理を提供する場合は、長テーブルやカウンター台に大皿を配置し、招待客が好きに取りにいけるようにしましょう。

逆に、「招待客同士の交流を求めない」「クオリティの高い料理とドリンクでおもてなししたい」などの場合は、着席形式が良いですね。

プロの出版記念パーティイベント進行例

最後に、当社が出版記念パーティイベントをプロデュースした際の、実際の進行例についてご紹介します。

受付〜著者入場

出版記念パーティの受付は、主に以下の2パターンがあります。

  1. 招待客を主催者がお出迎えする
  2. 招待客が揃ったところで主催者が入場。拍手で出迎えてもらう

司会者挨拶、オープニング映像の放映

会がスタートし、まずは司会者が簡単な挨拶をします。その後、司会者の誘導でオープニング映像を放映します。

ステージに登壇し、著者あいさつを行う

オープニング映像の放映後、著者がステージに登壇。挨拶を行います。

主賓あいさつ

著者や主催者の意向により、主賓を招くケースもあります。主賓は多くても2名ほどです。

挨拶では主に著書の出版を祝う言葉や、著者との関係性、人柄などについて述べてもらいます。

乾杯あいさつ

主賓のあいさつを終え、招待客との乾杯を行います。「スピーチをした主賓」もしくは「主催者」が乾杯の音頭をとることが多いですね。

乾杯のあいさつを終えると、順次料理の提供がはじまります。

歓談、写真撮影タイム

招待客は料理を食べながら、自由に楽しめる時間です。

知り合いや同じテーブルの方と歓談したり、著者との撮影タイムを行います。所要時間は約20分程度です。

トークセッション

次に、出版記念パーティイベントのメインイベントともいえるトークセッションに移ります。著者と対談相手、司会者が壇上に上がり、著書についてのトークを展開します。

質疑応答タイムを含めて、20-30分ほどです。

シャッフルタイム

招待客同士の交流を深めたい場合、会の後半でシャッフルタイムを設けます。招待客はレクリエーションやフリートークを通して、20-30分ほど交流を楽しみます。

食事、歓談、写真撮影、即売会

シャッフルタイムを終えると、自由時間を20分程度設けます。招待客はここで料理を食べたり、著者との写真撮影を行います。

出版記念パーティイベントで書籍の販売を行う際は、この時間を即売会にあててもよいでしょう。

著者と招待客で記念写真を撮影

会も佳境に近づき、記念写真の撮影タイムです。「ポスターパネルを置く」「全員に著書を持ってもらう」など、ひと工夫するだけで印象的な写真を撮ることができますよ。

締めのあいさつ

出版記念パーティイベントを締めくくるのは、著者のあいさつです。わざわざ足を運んでくれた招待客へ、改めて感謝の言葉を伝えます。

エンドロール映像の放映

結婚式のように、エンドロール映像を流すこともできます(イベントの前半を映像に収め、会が進行する傍らで編集し、放映する) 当日の様子を映像に残すと、HPやSNSに掲載するなどPRにも活用できますよ。

お見送り

エンドロールが流れているうちに、主催者と著者は見送り口に移動します。帰路に着く招待客へ、著者は一人ひとりにプチギフトを手渡しながら、お見送りします。

出版記念パーティイベントの準備

出版記念パーティイベントの主催者や幹事様は、主に以下のような準備を進めなければなりません。

  • 会場を抑える
  • 進行内容を決める
  • 進行台本を作る
  • 司会者を決める
  • ゲストを決める
  • 招待客をリストアップする
  • 招待状を準備する
  • 著書を準備する
  • 料理やドリンクの手配
  • 来場者へ配布するギフトの手配
  • スタッフの手配 など

イベントに関する豊富な経験がない中で、これらの準備を少人数で行うのは、そう簡単ではありません。

NEO FLAG.では、数多くの出版記念パーティイベントのプロデュースを手がけてまいりました。出版記念パーティイベントの準備や段取りに不安がある方は、ぜひお気軽にご相談くださいね。